Bien informer ses salariés sur les frais de déplacement

Les frais de déplacement d’un salarié au cours de son activité professionnelle ne doivent pas être déduits de son salaire. En effet, ces frais doivent être remboursés par l’employeur. Ils ne devraient pas non plus être pris en compte dans les cotisations de Sécurité sociale s’ils ne dépassent pas le plafond établi. Si vous avez du mal à déterminer les frais de déplacement de vos salariés ou si vous rencontrez des difficultés avec les procédures de remboursement, cet article devrait vous aider !

Les frais de déplacement : c’est quoi ?

Les frais de déplacement regroupent toutes les dépenses liées à un déplacement ou un voyage d’affaires pour le compte de l’entreprise. Il peut s’agir d’un voyage de quelques jours jusqu’à plusieurs semaines dans un autre département ou dans un pays étranger. Un rendez-vous avec un client dans une autre ville peut également être considéré comme un déplacement professionnel et implique un remboursement des frais. Retrouver toutes les informations concernant les frais de déplacement sur cet article de Mooncard pour mieux les gérer.

Les frais de déplacement sont classés en deux catégories, notamment les frais de transport et les divers frais liés au déplacement. Si les frais de transport concernent les indemnités kilométriques qui sont calculées selon un barème, les frais liés au déplacement concernent en revanche l’hébergement et les repas.

Comment fonctionnent les frais de déplacement ?

Les indemnités kilométriques correspondent à une compensation financière octroyée aux employés effectuant des déplacements professionnels. Elles sont calculées selon un barème. Selon la loi du 22 juillet 2015, les indemnités kilométriques concernent les voitures ainsi que les motos, qu’elles soient de moins ou plus de 50 cm3.

Ces indemnités peuvent concerner tous les salariés d’une entreprise, sans maximum ni minimum de salaire perçu. Les cadres comme les dirigeants ou encore les simples salariés peuvent profiter de ces indemnités lorsqu’ils sont amenés à réaliser des déplacements professionnels. Les indemnités de frais de déplacement sont fixées par l’État et ne peuvent en aucun cas être réglementées par les conventions collectives.

Les barèmes des frais de déplacement

Le montant des indemnités kilométriques varie selon le type de véhicule utilisé et le nombre de kilomètres à parcourir. Lors du calcul des indemnités, il faut donc se référer au nombre de kilomètres parcourus dans l’année avec la puissance du véhicule.

Selon les barèmes de 2019 :

Pour le calcul, il faut compter un seul aller-retour par jour. Si la distance entre votre domicile à votre lieu de travail est par exemple de 40 kilomètres, le nombre de kilomètres pris en compte ne doit pas dépasser les 80 km. Mais cette limite peut changer en cas de mutation professionnelle.

En ce qui concerne les indemnités kilométriques des vélos, elles sont fixées à 0.25 €/km. Dans la limite de 200 € par an, elle est exonérée de la cotisation sociale.

Comment demander son remboursement ?

Pour demander un remboursement des frais de déplacement en tant que salarié, vous devez fournir les pièces justificatives nécessaires à votre entreprise. Il est donc recommandé de bien garder chaque pièce utile pour prouver le motif de demande de remboursement.

En tant que DAF, vous devez rassembler tous les justificatifs et procéder à une vérification de la véracité des informations avant de réaliser un remboursement. Il est essentiel de s’assurer de la pertinence des remboursements et de la cohérence des montants.