La dématérialisation des fiches de paie est une solution à la fois avantageuse aussi pour l’employeur que pour l’employé. Pour bénéficier cependant de ses nombreux privilèges, il est indispensable qu’elle soit bien mise en place.
Fiches de paie : pourquoi passer au zéro papier dans votre entreprise ?
La dématérialisation des données est un concept qui prend de plus en plus d’ampleur. Pratiques et efficaces, les raisons pour passer au zéro papier dans votre entreprise sont nombreuses. En effet, ce choix permettra dans un premier temps de gagner du temps et de faire des économies considérables. Avec une gestion de paie automatisée, vous n’avez plus besoin d’acheter régulièrement de l’encre, du papier ou du matériel d’entretien pour votre imprimante. Ce budget peut alors être utilisé pour réaliser d’autres projets qui feront évoluer votre entreprise. Les échanges entre vous et vos collaborateurs seront plus rapides et précis.
En adoptant le concept zéro papier dans votre entreprise, vous sécurisez vos documents. Entre les incendies, les inondations et les vols, les risques que vous encourez en gardant vos dossiers papier dans vos locaux sont nombreux. Hormis la cyberattaque que vous pouvez éviter en optant pour un système de sécurité puissant, vous ne risquez rien avec la dématérialisation de vos documents. C’est une solution qui vous permet aussi d’établir une véritable politique de confidentialité en restreignant leur accès à certaines personnes.
Quels sont les avantages de la dématérialisation des fiches de paie ?
Contrairement à ce que beaucoup de personnes pensent, la dématérialisation des fiches de paie est très avantageuse pour les entreprises. Elle vous permet de dispenser votre équipe de taches harassantes et chronophages liées à la gérance du courrier. En effet, vos collaborateurs n’auront plus besoin de s’occuper de l’impression, de la mise sous pli et encore moins de l’affranchissement des bulletins de paie. Les fiches de paie sont directement envoyées dans le coffre-fort numérique des employés.
En plus de la simplification des étapes d’envoi, vous n’aurez plus à vous préoccuper de l’archivage et du stockage de ces documents puisque vous n’en aurez plus besoin. En optant pour la dématérialisation de vos bulletins de paie, vous réalisez aussi des économies sur les dépenses liées aux matières premières et aux consommables. Pour finir, nous vous informons que ce choix vous permettra d’améliorer l’expérience de travail de vos collaborateurs.
Comment s’y prendre pour dématérialiser vos fiches de paie ?
La dématérialisation des fiches de paie dans votre entreprise est tout ce qu’il y a de plus facile. Pour commencer, vous devez savoir que la mise en place de ce procédé exige que certaines règles soient respectées. De manière générale, nous recommandons d’informer l’employé au moins un mois avant que les fiches de paie ne soient dématérialisées. À cela, s’ajoutent certaines mentions légales qui doivent figurer sur le bulletin. Ces informations sont identiques à celles que vous retrouverez sur toutes les fiches de paie. Il s’agit entre autres :
- des informations sur l’employeur,
- le nom du salarié,
- des heures de travail et des heures supplémentaires,
- le salaire brut,
- le salaire net à payer,
- le salaire net imposable,
- le montant des cotisations,
- les contributions salariales,
- la date du paiement du salaire.
Pour finir, la mention rappelant la conservation du bulletin de paie doit être aussi présente. Une fois que toutes ces conditions sont remplies, nous vous conseillons de vous assurer qu’une fois mises en ligne, l’intégrité et la confidentialité des données seront respectées. La disponibilité et l’accessibilité ne doivent pas non plus être négligées.
Nicolas