Avec les mesures de confinement prises par la plupart des gouvernements dans le cadre du coronavirus, il devient compliqué pour les particuliers et personnels d’entreprises de se retrouver physiquement pour prendre part à des réunions. Pour s’adapter à cette situation, la majorité des professionnels a opté pour la visioconférence. Il s’agit d’un procédé simple d’utilisation qui permet à tous ceux qui le souhaitent de tenir des réunions ou des rencontres par vidéo, sans avoir à se déplacer.
Le fonctionnement de la visioconférence
Plusieurs configurations techniques permettent de faire une visioconférence. Vous avez la possibilité d’utiliser simplement votre smartphone ou tablette électronique à partir d’applications dédiées, ou encore votre ordinateur en vous servant des logiciels et du matériel adaptés. Si vous devez communiquer ou discuter avec des personnes dans un cadre non professionnel, vous pourrez simplement opter pour un système classique avec un logiciel gratuit. Cependant, si vous devez tenir une conférence en ligne dans le cadre de réunions professionnelles avec plusieurs collaborateurs, il serait plus opportun de vous équiper d’un matériel plus élaboré, en vue d’assurer une bonne transmission des signaux audio et vidéo et un meilleur cadre de travail. En l’occurrence, il vous faudra une caméra HD, un écran, un micro pour capter les voix, une connexion internet de bonne qualité du côté de chaque participant, et peut-être l’installation d’un codec pour traiter la vidéo et l’audio. Nous vous conseillons de solliciter les services d’un spécialiste qui saura vous accompagner et vous guider vers les solutions de visioconférence les plus adaptées à vos besoins.
C’est d’ailleurs le choix qu’ont déjà fait plusieurs professionnels, en s’équipant du matériel nécessaire pour répondre aux besoins de leurs clients. Ainsi, en cette période de confinement, si vous avez besoin de parler avec un avocat par exemple et d’obtenir des conseils juridiques en ligne, Visio Avocats est une plateforme spécialement conçue pour vous venir en aide. Sans vous déplacer vers un cabinet, la plateforme vous permet de prendre un rendez-vous en visioconférence avec un avocat. Ce dernier est choisi selon vos propres critères : vos besoins, sa localisation, ses honoraires, etc. Depuis votre bureau ou votre domicile, avec un smartphone, une tablette ou un ordinateur, vous prendrez contact avec l’avocat qui reste entièrement à votre disposition pendant 30 minutes pour répondre à toutes vos questions juridiques et trouver une solution à vos problèmes.
Les avantages de la visioconférence
Durant cette période de pandémie du coronavirus, la visioconférence est le moyen idéal pour rester en contact avec ses proches ou ses collaborateurs sans avoir à se déplacer. Dans un cadre général, c’est aussi un système qui présente de nombreux avantages pour les entreprises.
Une réduction des coûts
La visioconférence présente un réel avantage financier. Pour organiser une réunion qui rassemble plusieurs participants au siège de l’entreprise, il faudra d’abord les faire déplacer, si certains travaillent habituellement sur d’autres sites. Le déplacement impliquera naturellement des frais de transport et éventuellement des frais d’hébergement, sans oublier la restauration. À cela, s’ajoutent les effets d’un éventuel décalage horaire pour une entreprise qui œuvre à l’international (la durée du trajet entraînant un potentiel manque à gagner), et les compensations dues au titre de la convention du travail selon le domaine d’activité. La visioconférence se présente alors comme un moyen permettant de réduire les coûts directs liés au déplacement des participants ou aux frais de missions, et ceux indirects liés au temps perdu pendant le voyage.
Une amélioration de la productivité
En ayant plus fréquemment recours à la visioconférence dans son fonctionnement, une entreprise élimine les pertes de temps en relation avec le transport. C’est déjà une excellente raison d’adopter le système de conférence en ligne pour gagner en productivité. Au-delà du temps, les réunions ou formations organisées par conférence virtuelle ont plusieurs effets bénéfiques auprès des participants, comme celui de les rendre plus réactifs, puisqu’ils ont toute leur attention sur la réunion virtuelle. C’est un système qui devient aussi particulièrement utile dans les circonstances où un de vos collaborateurs ne peut tenir physiquement sa place, en raison de conditions climatiques inadéquates, de routes bloquées ou de maladie. Grâce aux progrès de la technologie, il pourra continuer à participer au travail commun depuis son domicile. Il lui faudra simplement disposer d’un ordinateur ou smartphone connecté à internet, et d’un bon logiciel.
La préservation de la planète
La visioconférence est en quelque sorte écologique. En prenant la voiture ou l’avion pour vos déplacements, vous émettez beaucoup de CO2 et contribuez donc sans le vouloir au réchauffement de la planète. Lorsque vous limitez vos déplacements en utilisant la visioconférence, vous contribuez à la réduction des émissions des gaz à effet de serre et participez donc activement à un développement durable. C’est un bon geste pour l’environnement, mais aussi un concept que vous pourrez utiliser pour promouvoir votre image de marque.
Opérer un grand changement dans votre entreprise
Lorsque vous travaillez de plus en plus par visioconférence plutôt que par la présence physique, vous observerez à la longue de grands changements d’attitude au sein de votre entreprise. Ces changements vont surtout concerner l’organisation interne des prises de décisions, des formations et de façon globale les relations quotidiennes avec vos collaborateurs. La prise d’initiative sera plus forte et vos collaborateurs ou salariés seront amenés naturellement à s’impliquer davantage dans la réussite des projets.
La visioconférence permet aussi aux différentes équipes de rester en communication d’un siège à un autre, d’un bâtiment à un autre, sans être obligées de se déplacer ou de déplacer du matériel. La notion de distance sera éliminée, améliorant les cycles de partage d’informations et de savoir. Cela engendre une véritable cohésion au sein des équipes, car ces dernières adoptent ce nouveau concept pour s’entraider et coopérer.
Pour finir, la digitalisation grandissante de notre mode de vie est une véritable opportunité pour instaurer de nouveaux moyens de communication interne, ce qui contribue à faciliter l’accès à l’information et favorise la coopération entre collaborateurs.
Aujourd’hui, les particuliers ou professionnels ne sont plus soumis aux mêmes contraintes qu’autrefois. Bon nombre de déplacements peuvent être limités grâce à la visioconférence. C’est une transition technologique importante et heureusement, tout le monde a désormais la capacité de trouver une solution de communication adaptée à ses besoins.
Clement