La gestion électronique des documents (GED) et la dématérialisation sont devenues presque incontournables sous l’impulsion de la transformation numérique. De nos jours, il n’est plus question de gérer des stocks importants de documents en version papier. Toutefois, de nombreuses entreprises ont encore du mal à franchir le pas de la transformation numérique et à adopter les nouveaux usages qui l’accompagnent. Des réglementations sont donc établies pour les inciter à le faire.
La dématérialisation : le symbole de la transition numérique
Considérée comme un processus simple et global, la dématérialisation est un outil qui permet de limiter l’utilisation des documents au format papier en optant pour des fichiers numériques. Elle permet de numériser les documents physiques et de rendre systématique la création de documents numériques. Ainsi, selon sergroup.com, vous pouvez facilement améliorer votre productivité ou encore renforcer le déploiement des ressources en équipant votre entreprise d’une solution de GED. Aujourd’hui, de nombreux appareils à la pointe de la technologie (comme les scanners) sont développés pour faciliter la numérisation des documents au sein des entreprises.
Il faut également noter que la majorité des solutions GED sont proposées en mode Software as a Service (Saas). Ce dernier fonctionne comme un service et se loue directement auprès d’un éditeur sur internet. La GED vous permet de faire des économies, de gagner du temps et de réduire votre empreinte environnementale. La transition numérique devient de plus en plus stricte et totale en nous menant par exemple progressivement vers une politique « Zéro papier ». Le plan « France numérique 2020 » avait en effet prôné l’abandon définitif du papier et une dématérialisation intégrale des démarches administratives.
Les obligations actuelles pour les entreprises au niveau de la dématérialisation
Selon l’édition 2016 du baromètre Canon de la transformation numérique des entreprises, 66% des entreprises n’étaient pas encore équipées d’un système de gestion des documents. Cependant, 68% d’entre elles déploraient la perte de productivité liée à la saisie manuelle des factures. Toutefois, la 2e édition (2020) du baromètre Best Practices et Generix Group a révélé que 76% des entreprises sont déjà équipées d’une ou plusieurs solutions de facture électronique.
Cela témoigne donc de l’effectivité des actions mises en place pour inciter les entreprises à s’inscrire dans la logique de la transition numérique. Dans de nombreux pays, de nouvelles exigences réglementaires sont développées pour la conservation et l’archivage des documents dans les entreprises. Par exemple, toutes les entreprises ont l’obligation légale de conserver certains documents pendant une durée qui varie entre 3 et 10 ans selon leur nature.
De plus, les entreprises doivent s’assurer de la sécurité, de l’intégrité, de la disponibilité, de la confidentialité et de la traçabilité de ces documents pour des durées pouvant être assez longues. Elles se doivent aussi de produire des documents recevables comme preuves en cas de contentieux judiciaire, de litige commercial ou de contrôle administratif.
En somme, la dématérialisation occupe davantage une place importante au sein des entreprises. Ces dernières comprennent son importance pour l’augmentation de la productivité et la protection de l’environnement. Grâce à quelques réglementations à l’instar de l’obligation légale de conserver certains documents pendant une certaine durée, la transition numérique au sein des entreprises est devenue une réalité.