Établir une fiche de paie conforme relève de la responsabilité du chef d’entreprise. Vous devez fournir cette pièce justificative de paiement à tous vos salariés lors du paiement de leur rémunération. Un bulletin de paie doit inclure plusieurs mentions obligatoires. Voici donc les mentions à intégrer impérativement dans une fiche de paie.

Les principales mentions obligatoires d’une fiche de paie

La fiche de paie doit afficher l’identification des deux parties : l’employeur et le salarié.

L’identification de l’employeur

En cas de non-remise d’un bulletin de paie, vous risquez d’être condamnés à des dommages et intérêts ainsi qu’à une amende pénale. Veillez à ce que toutes les mentions obligatoires d’une fiche de paie figurent dans ce document afin d’éviter une pénalisation. L’identification de l’employeur en fait notamment partie. En tant que chef d’entreprise, vous devez mentionner sur ce document :

  • votre nom et votre adresse ou ceux de votre société,
  • la référence de l’organisme auquel vous versez les cotisations de sécurité sociale,
  • le numéro de la nomenclature de vos activités économiques APE/NAF.

En dehors de ces mentions obligatoires concernant l’employeur, un bulletin de paie doit également comporter des informations relatives à l’identité de votre salarié.

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L’identification du salarié

Figurant parmi les données importantes de la fiche de paie, cette partie concerne le nom, le prénom et l’adresse de votre salarié. Elle précise également l’intitulé de son poste, sa position dans la classification conventionnelle applicable, ainsi que le coefficient de son salaire.

Les autres mentions obligatoires d’une fiche de paie

Hormis l’identification de l’employeur et celle du salarié, voici les autres données à mentionner impérativement dans une fiche de paie.

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Les informations relatives à la rémunération

Une fiche de paie doit présenter les détails relatifs à la rémunération de votre salarié. Elle mentionne la période durant laquelle il est rémunéré, le montant de son salaire, ainsi que celui de sa rémunération nette. Le nombre d’heures payées au taux normal et le volume horaire payé par majoration de votre employé s’inscrivent également dans cette partie. Mis à part les dates de congé et le montant de l’indemnité des congés payés, la date et les modalités de paiement complètent également ces données salariales.

Les cotisations sociales

Cette partie mentionne les cotisations de protection sociale relatives à la santé, aux accidents du travail, à la retraite, à la famille et à l’assurance chômage. Les diverses contributions sociales ainsi que le montant total des exonérations et allègements font partie des mentions obligatoires sur un bulletin de paie.

Les versements et retenues

Une fiche de paie doit présenter les mentions obligatoires correspondant au montant et à la nature des accessoires de salaire, en l’occurrence les avantages et les primes. Notez que ce justificatif de paiement regroupe également les montants des tickets restaurants, de l’indemnité de logement et de transports.

Le prélèvement à la source

Les informations sur le prélèvement à la source font partie des mentions obligatoires sur un bulletin de paie depuis le 1er janvier 2019. Elles sont regroupées dans le bloc « Impôt sur le revenu », dans lequel on retrouve le taux d’imposition et son type (le taux personnalisé, le taux individualisé et le taux par défaut ou neutre). Sachez que le taux du prélèvement à la source se calcule à partir des dernières déclarations de revenus de l’employé. D’après l’actualité BOFiP du 30 mars 2021, l’administration fiscale a actualisé le barème du taux de PAS applicable par défaut en 2021. Nous vous conseillons de bien tenir compte de ces changements avant de procéder au calcul.

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En raison du développement du télétravail depuis le début de la crise sanitaire, il est devenu obligatoire d’insérer la mention « activité partielle » sur une fiche de paie. Cette dernière comprend le volume horaire indemnisé, le taux applicable ainsi que les sommes versées. Quant à la date d’ancienneté et le matricule RH, ce sont des éléments que vous pouvez intégrer facultativement sur un bulletin de salaire. Outre les mentions obligatoires, nous vous suggérons de bien vous renseigner sur les mentions interdites sur un bulletin de paie.

By Nicolas

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